# Vortrag – 12 Folien

45 Minuten · Demo 24:00–32:00 · Fragen 40:00–45:00


## Folie 1 · 00:00–02:00 · Heute begleiten wir einen Auftrag

**Hauptaussage:** Wir gehen einen Auftrag Schritt für Schritt von der Bestellung bis zur Rechnung.

- Kunde bestellt 24 m² Pflasterfläche
- Vier Rollen, sechs Schritte
- Alle Daten sind erfunden

**Beispiel:** Beispielauftrag: 24 m² Pflasterfläche zu 85,00 € je m²


## Folie 2 · 02:00–05:00 · Warum muss das Büro oft nachfragen?

**Hauptaussage:** Rückfragen entstehen, wenn Angaben von der Baustelle unvollständig im Büro ankommen.

- Zeit erfasst – aber welche Baustelle?
- Foto vorhanden – aber wie viel ist fertig?
- Rechnung vorbereitet – aber hat jemand geprüft?

**Beispiel:** Auf dem Zettel steht „Menge 24“ – das Büro fragt: „24 was?“


## Folie 3 · 05:00–09:00 · Ein gemeinsamer Auftragsordner

**Hauptaussage:** Die digitale Bauakte ist ein gemeinsamer digitaler Auftragsordner für alle Beteiligten.

- Alles zu einem Auftrag an einer Stelle
- Jeder sieht, was fehlt
- Änderungen bleiben sichtbar

**Beispiel:** Im Ordner unseres Auftrags: Auftrag, Zeiten, Bericht, Foto, Freigabe, Rechnung


## Folie 4 · 09:00–13:00 · Wer macht welchen Schritt?

**Hauptaussage:** Jeder Schritt hat eine klare Rolle – so weiß jeder, was er tun muss.

- Büro und Baustellenteam liefern Angaben
- Bauleitung prüft und gibt frei
- Buchhaltung rechnet erst danach ab

**Beispiel:** Freigabe heißt: geprüft und für den nächsten Schritt bestätigt


## Folie 5 · 13:00–16:00 · Arbeitszeit ist nicht automatisch Rechnungsmenge

**Hauptaussage:** Die Arbeitszeit zeigt, wie lange gearbeitet wurde. Die Rechnung zeigt, was vereinbart und geleistet wurde.

- 2 Personen × 8 Stunden = 16 Stunden Zeitnachweis
- Rechnung: 24 m² × 85,00 € = 2.040,00 € netto
- Die Arbeit ist im m²-Preis schon enthalten

**Beispiel:** 16 Stunden werden nicht zusätzlich berechnet

Quellen: R7


## Folie 6 · 16:00–20:00 · Ein Bericht muss eindeutig sein

**Hauptaussage:** Erst ein eindeutiger Bericht mit Menge und Einheit kann zur Rechnung werden.

- „Menge 24“ ist unklar
- „24 m², Abschnitt A, mit Foto“ ist eindeutig
- Korrektur als neue Fassung, die alte bleibt

**Beispiel:** Praxisbezug (anonymisiert): Ein Betriebsportal kann Baustellen, Zeiten, Berichte, Fotos, Dokumente und Ressourcen bündeln.

_Details dazu im Fachlichen Anhang (Dokumentiert oder produktiv nachgewiesen?)._


## Folie 7 · 20:00–24:00 · Was ist eine E-Rechnung?

**Hauptaussage:** Eine E-Rechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten, die ein Programm lesen kann.

- Ein normales PDF ist keine E-Rechnung
- Die Daten stehen in festen Feldern
- Format und Empfangsweg mit Kunde und Software klären

**Beispiel:** Unser Modell zeigt nur den Ablauf – es erzeugt keine echte E-Rechnung.

_Details dazu im Fachlichen Anhang (Fristen für Rechnungen an Unternehmen (inländisch, B2B, gesetzlicher Anwendungsbereich))._

Quellen: R1, R2, R3, R6


## Folie 8 · 24:00–32:00 · Gemeinsam durch den Beispielauftrag

**Hauptaussage:** Wir klicken den Auftrag in sechs Schritten durch – mit einem echten Fehlerfall.

- „24 was?“ – Rückfrage und Korrektur
- Freigabe erst nach vollständigem Bericht
- Rechnung: 2.040,00 € + 387,60 € = 2.427,60 €

**Beispiel:** Demo mit erfundenen Daten · 8 Minuten


## Folie 9 · 32:00–35:00 · Welche Werkzeuge braucht ein Betrieb?

**Hauptaussage:** Oft sind passende Werkzeuge schon da – prüfen Sie sie mit einem Testauftrag.

- Branchensoftware: Auftrag, Positionen, Rechnung
- Mobile Erfassung: Zeit, Bericht, Foto
- Digitale Ablage: Dokumente und Versionen

**Beispiel:** Vor dem Kauf: denselben Testauftrag einmal komplett durchspielen

Quellen: H1


## Folie 10 · 35:00–38:00 · Daten schützen, Änderungen nachvollziehen

**Hauptaussage:** Jeder sieht nur, was er braucht – und jede Änderung bleibt nachvollziehbar.

- Eigene Konten, Rechte nach Aufgabe, Mehrfaktor-Anmeldung
- Korrekturen als neue Fassung mit Grund
- Datensicherung: Wiederherstellen vorher ausprobieren

**Beispiel:** Fassung 1 „Menge 24“ bleibt sichtbar, Fassung 2 „24 m²“ mit Grund

Quellen: R9, R10, R11


## Folie 11 · 38:00–40:00 · In 30 Tagen klein anfangen

**Hauptaussage:** Fangen Sie mit einem Auftrag und einem kleinen Team an.

- Woche 1–2: Ablauf aufschreiben, Regeln festlegen
- Woche 3: einen Pilotauftrag testen
- Woche 4: prüfen und entscheiden

**Beispiel:** Beobachten statt versprechen: fehlende Angaben, Rückfragen, Suchdauer – selbst messen


## Folie 12 · 40:00–45:00 · Fragen und erster Schritt

**Hauptaussage:** Welche Übergabe verbessern Sie in Ihrem Betrieb zuerst?

- Ihre Fragen – jetzt 5 Minuten
- Einzelfälle: Steuerberatung oder Fachstelle
- Handout und Kontakt in den Unterlagen

**Beispiel:** Neutrale Orientierung: Digitalisierungsberatung der HWK Münster

Quellen: H1

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Vom Stundenzettel zur digitalen Bauakte · Orkun Bayram, OCB Consulting · Stand 26.10.2026. Alle Beispieldaten sind erfunden. Keine Rechts- oder Steuerberatung. BMF-Stand 15.10.2026 amtlich ungeprüft.