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Heute begleiten wir einen Auftrag

Wir gehen einen Auftrag Schritt für Schritt von der Bestellung bis zur Rechnung.

  • Kunde bestellt 24 m² Pflasterfläche
  • Vier Rollen, sechs Schritte
  • Alle Daten sind erfunden
Beispiel
Beispielauftrag: 24 m² Pflasterfläche zu 85,00 € je m²
Auftrag
Zeit
Bericht
Freigabe
Rechnung
Ablage
OCB Consulting
Vom Stundenzettel zur digitalen Bauakte · Musterdaten00:00–02:00
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Warum muss das Büro oft nachfragen?

Rückfragen entstehen, wenn Angaben von der Baustelle unvollständig im Büro ankommen.

  • Zeit erfasst – aber welche Baustelle?
  • Foto vorhanden – aber wie viel ist fertig?
  • Rechnung vorbereitet – aber hat jemand geprüft?
Beispiel
Auf dem Zettel steht „Menge 24“ – das Büro fragt: „24 was?“
Zeit
Welche Baustelle?
Foto
Wie viel ist fertig?
Rechnung
Hat jemand geprüft?
Vom Stundenzettel zur digitalen Bauakte · Musterdaten02:00–05:00
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Ein gemeinsamer Auftragsordner

Die digitale Bauakte ist ein gemeinsamer digitaler Auftragsordner für alle Beteiligten.

  • Alles zu einem Auftrag an einer Stelle
  • Jeder sieht, was fehlt
  • Änderungen bleiben sichtbar
Beispiel
Im Ordner unseres Auftrags: Auftrag, Zeiten, Bericht, Foto, Freigabe, Rechnung
Auftragsordner Pflasterfläche
Musterauftrag B-2026-017
Auftrag
Zeiten
Bericht
Foto
Freigabe
Rechnung
Vom Stundenzettel zur digitalen Bauakte · Musterdaten05:00–09:00
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Wer macht welchen Schritt?

Jeder Schritt hat eine klare Rolle – so weiß jeder, was er tun muss.

  • Büro und Baustellenteam liefern Angaben
  • Bauleitung prüft und gibt frei
  • Buchhaltung rechnet erst danach ab
Beispiel
Freigabe heißt: geprüft und für den nächsten Schritt bestätigt
1
Büro
legt den Auftrag an
2
Baustellenteam
erfasst Zeit, schreibt Bericht
3
Bauleitung
prüft und gibt frei
4
Buchhaltung
rechnet ab, legt ab
Vom Stundenzettel zur digitalen Bauakte · Musterdaten09:00–13:00
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Arbeitszeit ist nicht automatisch Rechnungsmenge

Die Arbeitszeit zeigt, wie lange gearbeitet wurde. Die Rechnung zeigt, was vereinbart und geleistet wurde.

  • 2 Personen × 8 Stunden = 16 Stunden Zeitnachweis
  • Rechnung: 24 m² × 85,00 € = 2.040,00 € netto
  • Die Arbeit ist im m²-Preis schon enthalten
Beispiel
16 Stunden werden nicht zusätzlich berechnet
Zeitnachweis (intern)
2 × 8 h = 16 h
nicht zusätzlich berechnen
Rechnung (vereinbart)
24 m² × 85,00 €
= 2.040,00 € netto
Arbeit ist im Preis enthalten
Quellen: R7 BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung13:00–16:00
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Ein Bericht muss eindeutig sein

Erst ein eindeutiger Bericht mit Menge und Einheit kann zur Rechnung werden.

  • „Menge 24“ ist unklar
  • „24 m², Abschnitt A, mit Foto“ ist eindeutig
  • Korrektur als neue Fassung, die alte bleibt
Beispiel
Praxisbezug (anonymisiert): Ein Betriebsportal kann Baustellen, Zeiten, Berichte, Fotos, Dokumente und Ressourcen bündeln.
Fassung 1
„Menge 24“
24 was?
Fassung 2
24 m² · Abschnitt A
mit Foto
eindeutig
Vom Stundenzettel zur digitalen Bauakte · Musterdaten16:00–20:00
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Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten, die ein Programm lesen kann.

  • Ein normales PDF ist keine E-Rechnung
  • Die Daten stehen in festen Feldern
  • Format und Empfangsweg mit Kunde und Software klären
Beispiel
Unser Modell zeigt nur den Ablauf – es erzeugt keine echte E-Rechnung.
PDF
für Menschen lesbar
keine E-Rechnung
Strukturierte Daten
  • Menge: 24
  • Einheit: m²
  • Preis: 85,00
  • Netto: 2.040,00
Programm kann lesen
Quellen: R1 UStG § 14: Rechnungsform und Pflichtangaben · R2 UStG § 27 Abs. 38: Übergangsregeln · R3 BMF: FAQ E-Rechnung, Stand März 2026 · R6 UStDV § 34a: Rechnungen von Kleinunternehmern20:00–24:00
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Gemeinsam durch den Beispielauftrag

Wir klicken den Auftrag in sechs Schritten durch – mit einem echten Fehlerfall.

  • „24 was?“ – Rückfrage und Korrektur
  • Freigabe erst nach vollständigem Bericht
  • Rechnung: 2.040,00 € + 387,60 € = 2.427,60 €
Beispiel
Demo mit erfundenen Daten · 8 Minuten
  1. 1Auftrag anlegenBüro
  2. 2Arbeitszeit erfassenBaustellenteam
  3. 3Bericht prüfen und ergänzenBaustellenteam + Bauleitung
  4. 4Leistung freigebenBauleitung
  5. 5Rechnung berechnenBuchhaltung
  6. 6Alles zusammen ablegenBuchhaltung
Vom Stundenzettel zur digitalen Bauakte · Musterdaten24:00–32:00
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Welche Werkzeuge braucht ein Betrieb?

Oft sind passende Werkzeuge schon da – prüfen Sie sie mit einem Testauftrag.

  • Branchensoftware: Auftrag, Positionen, Rechnung
  • Mobile Erfassung: Zeit, Bericht, Foto
  • Digitale Ablage: Dokumente und Versionen
Beispiel
Vor dem Kauf: denselben Testauftrag einmal komplett durchspielen
Branchensoftware
Auftrag · Rechnung
Mobile Erfassung
Zeit · Bericht · Foto
Digitale Ablage
Dokumente · Versionen
Ein Testauftrag läuft durch alle drei
Quellen: H1 HWK Münster: Digitales Büro32:00–35:00
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Daten schützen, Änderungen nachvollziehen

Jeder sieht nur, was er braucht – und jede Änderung bleibt nachvollziehbar.

  • Eigene Konten, Rechte nach Aufgabe, Mehrfaktor-Anmeldung
  • Korrekturen als neue Fassung mit Grund
  • Datensicherung: Wiederherstellen vorher ausprobieren
Beispiel
Fassung 1 „Menge 24“ bleibt sichtbar, Fassung 2 „24 m²“ mit Grund
Eigene Konten
Zweiter Nachweis
Rechte nach Aufgabe
Fassung 1 · bleibt
„Menge 24“
Fassung 2 · Grund: Einheit ergänzt
24 m²
Quellen: R9 BfDI: DSGVO und BDSG, Gesetzestext und Erläuterungen · R10 BSI: Cybersicherheit für KMU · R11 BMF amtliches Handbuch 2026: DSGVO35:00–38:00
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In 30 Tagen klein anfangen

Fangen Sie mit einem Auftrag und einem kleinen Team an.

  • Woche 1–2: Ablauf aufschreiben, Regeln festlegen
  • Woche 3: einen Pilotauftrag testen
  • Woche 4: prüfen und entscheiden
Beispiel
Beobachten statt versprechen: fehlende Angaben, Rückfragen, Suchdauer – selbst messen
Woche 1
Ablauf aufschreiben
Tag 1–7
Woche 2
Regeln festlegen
Tag 8–14
Woche 3
Pilotauftrag testen
Tag 15–21
Woche 4
Prüfen + entscheiden
Tag 22–30
Vom Stundenzettel zur digitalen Bauakte · Musterdaten38:00–40:00
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Fragen und erster Schritt

Welche Übergabe verbessern Sie in Ihrem Betrieb zuerst?

  • Ihre Fragen – jetzt 5 Minuten
  • Einzelfälle: Steuerberatung oder Fachstelle
  • Handout und Kontakt in den Unterlagen
Beispiel
Neutrale Orientierung: Digitalisierungsberatung der HWK Münster
1Eine Baustelle auswählen
2Eine verantwortliche Person benennen
3Einen Übergabetermin vereinbaren
Quellen: H1 HWK Münster: Digitales Büro40:00–45:00