OCB Consulting

Praxisvortrag HWK Münster · November 2026 · 45 Minuten

Vom Stundenzettel zur digitalen Bauakte

Ein Beispielauftrag von der Bestellung bis zur Rechnung – Schritt für Schritt und ohne IT-Vorkenntnisse verständlich. Zeiterfassung, Baustellendokumentation und E-Rechnung verbinden – herstellerneutral, an einem Musterauftrag.

Vortrag starten Beispiel gemeinsam durchgehen Unterlagen

Die Geschichte in sechs Schritten

  1. 1

    Auftrag anlegen

    Büro

    Kunde bestellt 24 m² Pflasterfläche zu 85,00 € je m². Das Büro legt den Auftrag an.

  2. 2

    Arbeitszeit erfassen

    Baustellenteam

    Zwei Mitarbeitende arbeiten je 8 Stunden. Das ist der Zeitnachweis – nicht die Rechnungsmenge.

  3. 3

    Bericht prüfen und ergänzen

    Baustellenteam + Bauleitung

    Der Bericht sagt nur „Menge 24“. Die Bauleitung fragt: „24 was?“ Das Team ergänzt m²; die erste Fassung bleibt sichtbar.

  4. 4

    Leistung freigeben

    Bauleitung

    Die Bauleitung bestätigt: geprüft, für den nächsten Schritt frei.

  5. 5

    Rechnung berechnen

    Buchhaltung

    24 m² × 85,00 € = 2.040,00 € netto + 387,60 € Umsatzsteuer = 2.427,60 € brutto. Die Arbeitszeit wird nicht noch einmal berechnet.

  6. 6

    Alles zusammen ablegen

    Buchhaltung

    Auftrag, Bericht, Freigabe und Rechnung liegen gemeinsam im Auftragsordner.

Wer macht was?

Büro
Legt den Auftrag an: Kunde, Leistung, Menge und Preis.
Baustellenteam
Erfasst Arbeitszeit und schreibt den Bericht mit Menge und Einheit.
Bauleitung
Prüft den Bericht, fragt nach und gibt die Leistung frei.
Buchhaltung
Berechnet die Rechnung aus der freigegebenen Menge und legt alles ab.

Drei Begriffe, einfach erklärt

Digitale Bauakte
Ein gemeinsamer digitaler Auftragsordner. Alles zu einem Auftrag liegt an einer Stelle: Auftrag, Zeiten, Bericht, Fotos, Freigabe, Rechnung.
Freigabe
Jemand Verantwortliches hat geprüft und bestätigt: Das stimmt, der nächste Schritt darf beginnen. Eine interne Freigabe ersetzt keine Abnahme durch den Kunden.
E-Rechnung
Rechnungsdaten in fester Struktur, die ein Computerprogramm lesen und weiterverarbeiten kann. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.

Die Rechnung im Beispiel

Musterdaten

24 m² × 85,00 € = 2.040,00 € + 387,60 € = 2.427,60 €

Erfundene Musterzahlen. Die 16 Arbeitsstunden sind im m²-Preis enthalten und werden nicht noch einmal berechnet.

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Alle Personen, Firmen und Beträge im Beispiel sind fiktiv. Rechtsfragen werden anhand der angegebenen Quellen eingeordnet.