Vom Stundenzettel zur digitalen Bauakte | Handout | Stand 23.10.2026

Ein Pilotauftrag reicht für den Anfang. Ziel ist, dass Baustelle und Büro Informationen zuverlässig übergeben. Der Plan setzt weder eine bestimmte Software noch eine komplette Neueinführung voraus.

Tag 1 bis 7 | Einen Auftrag und den Ablauf auswählen

Verantwortlich: Betriebsleitung mit einer Person von der Baustelle und einer aus dem Büro. Einen typischen Auftrag auswählen. Heute verwendete Zettel, Nachrichten und Programme aufschreiben. Rückfragen und fehlende Angaben erfassen. Einen Ausgangswert beobachten, etwa die Suchdauer für einen Leistungsnachweis. Keine vertraulichen Beispiele außerhalb des Betriebs teilen.

Ergebnis: ein Blatt mit den sechs Schritten Auftrag, Erfassung, Bauakte, Prüfung, Rechnung und Aufbewahrung. Zu jedem Schritt steht ein Verantwortlicher.

Tag 8 bis 14 | Regeln und vorhandene Funktionen prüfen

Verantwortlich: Prozessverantwortliche mit IT und Buchhaltung. Einheitliche Projektnummer, notwendige Felder, Rollen und Freigaberegel festlegen. Arbeitszeit, Projektaufwand und Kundenabrechnung unterscheiden. Bestehende Software mit einem Musterauftrag prüfen. Empfang und Erstellung von E-Rechnungen sowie Export und Aufbewahrung mit der Steuerberatung abstimmen.

Ergebnis: kurzer Sollablauf, Rechteübersicht, Feldliste und Entscheidung, welche vorhandenen Werkzeuge für den Pilot genutzt werden.

Tag 15 bis 21 | Im kleinen Team ausprobieren

Verantwortlich: Pilotteam. Mitarbeitende anhand eines eigenen Arbeitsablaufs einweisen. Einen vollständigen Auftrag durchspielen. Eine fehlende Angabe und einen Verbindungsabbruch testen. Eine Testrechnung technisch und fachlich prüfen. Fehler, Rückfragen und Bedienungsprobleme protokollieren.

Ergebnis: dokumentierter Test mit klaren Verbesserungsaufgaben. Testdaten und Rechnungen bleiben als solche gekennzeichnet.

Tag 22 bis 30 | Auswerten und entscheiden

Verantwortlich: Betriebsleitung und Pilotteam. Ausgangsbeobachtung und Pilot vergleichen. Rechte, Rücksicherung und Datenexport testen. Entscheiden: weiterführen, nachbessern oder vorerst stoppen. Zuständigkeit und Schulung für die nächste Baustelle festlegen.

Ergebnis: Entscheidung mit Termin und Verantwortlichem. Keine Skalierung, solange kritische Daten- oder Freigabefehler offen sind.

Ihr Vorhaben

Betrieb / Team: ______________________________________________

Pilotauftrag / Projektnummer: __________________________________

Prozessverantwortliche Person: _________________________________

Startdatum: __________________ Prüftermin: _____________________

Fünf Fragen vor der nächsten Übergabe

1. Sind Auftrag, Zeit und Dokumente derselben Projektnummer zugeordnet?
2. Sind tatsächliche Arbeitszeit und abrechenbare Leistung getrennt geprüft?
3. Ist bei Abweichungen klar, wer bis wann antwortet?
4. Kann die Buchhaltung Leistung, Menge, Preis und Steuerfall nachvollziehen?
5. Lassen sich Originaldaten, Änderungen und Freigaben später wiederfinden?

Beobachtung statt pauschalem Sparversprechen

Gewählte Beobachtung: ________________________________________

Ausgangswert / Datum: _________________________________________

Pilotwert / Datum: _____________________________________________

Vergleichbare Bedingungen und Auffälligkeiten: ___________________

_____________________________________________________________

Beispiele: Anzahl fehlender Angaben pro Auftrag; Rückfragen bis zur Freigabe; Suchdauer für einen festgelegten Beleg. Werte selbst messen. Ein einzelner Pilot ist noch kein belastbarer Jahresnutzen.

Mindestprüfung vor Ausweitung

• Rollen und Zugriffsrechte getestet, Vertretung geklärt.
• Fehler- und Offline-Fall bearbeitet, keine stillen Doppelbuchungen.
• Testrechnung fachlich geprüft; Formatprüfung dokumentiert.
• Aufbewahrung, Export und Wiederherstellung geklärt.
• Team kann den Ablauf ohne laufende Einzelhilfe ausführen.

Einordnung und neutrale Unterstützung

Ein einfaches PDF ist keine strukturierte E-Rechnung. Übergangsregeln und Ausnahmen hängen vom jeweiligen Fall ab. Arbeitszeiterfassung und abrechenbare Stunden erfüllen unterschiedliche Zwecke. Beachten Sie die Quellen und prüfen Sie Sonderfälle mit den zuständigen Fachstellen. [R1–R3, R6, R7]

Neutrale Orientierung bietet die Digitalisierungsberatung der HWK Münster. [H1] Referent: Orkun Bayram, OCB Consulting. Dieses Handout enthält keine Anbieterempfehlung.