Dauer 8 Minuten | Übungsfall | keine echten Kunden- oder Mitarbeiterdaten

Der Auftrag

• Ein Kunde bestellt 24 m² neue Pflasterfläche (Abschnitt A) am Betriebshof, Preis 85,00 € je m². Im Preis sind Arbeit und Material enthalten.
• Projektnummer B-2026-017, Auftrag A-2026-017 vom 02.11.2026, Arbeit am 05.11.2026, Rechnung DEMO-2026-001 vom 06.11.2026. Alle Daten sind frei gewählt.
• Firma: „Demo Bauhandwerk“, Musterweg 1, 48143 Münster. Kunde: „Demo Lagerbetrieb“, Beispielweg 2, 48143 Münster. Namen und Anschriften sind erfunden. E-Mail: rechnung@example.invalid.
• Steuernummer und Bankverbindung sind ausdrücklich TESTWERTE. Das Ergebnis ist keine verwendbare Rechnung.

Was im Beispiel bewusst weggelassen wird

Keine Nachträge, Vorauszahlungen, Einbehalte oder Skonto. Normale Umsatzsteuer 19 %. Kein Fall von § 13b (Steuerschuld beim Kunden). Keine Behörde als Kunde.

Wer macht was?

• Büro: legt Auftrag und Projektnummer an und prüft die Kundendaten.
• Baustellenteam (P01 und P02): erfasst die echte Arbeitszeit und schreibt den Bericht.
• Bauleitung: prüft Menge und Leistung, fragt nach und gibt frei.
• Buchhaltung: übernimmt die Position, prüft die Steuer und erstellt die Rechnung.
• Zuständig für die Ablage: ordnet Originaldatei und Nachweise zu.

Arbeitszeit am 05.11.2026

Beide arbeiten von 07:00 bis 15:30 Uhr mit Pause 12:00–12:30. Das sind je 8 Stunden (480 Minuten), zusammen 16 Stunden. Die Pause zählt nicht. Die Stunden sind nur Zeitnachweis – sie werden nicht zusätzlich berechnet.

Was im Auftragsordner liegt

Auftrag A-2026-017 · Bericht BT-2026-017-01 · Leistungsnachweis LN-017 mit 24 m² · Fotoplatzhalter FOTO-017-A („Abschnitt A fertiggestellt“, kein echtes Foto) · Freigabe FG-017 · Rechnung DEMO-2026-001.

Wichtig: Das Drehbuch funktioniert auch ohne Internet. Eine echte E-Rechnungsdatei (XML) entsteht erst in einer ausgewählten Testsoftware und wird dort geprüft. Es wird weder ein gelungener Systemtest noch eine gültige Rechnungsdatei vorgetäuscht.

Minute 0–2: Auftrag und Arbeitszeit

Auftrag zeigen und die Projektnummer laut nennen. Die Zeiten von P01 und P02 zeigen. Frage ans Publikum: „Wie viele Stunden sind es ohne Pausen?“ Antwort: 16 Stunden. Diese Stunden kommen nicht als eigene Position auf die Rechnung.

Minute 2–4: Bericht prüfen und freigeben

• Bericht, Fassung 1: „Pflasterfläche Abschnitt A fertig, Menge 24.“ Die Bauleitung gibt noch nicht frei und fragt: „Bitte Einheit und Leistungsnachweis ergänzen.“ Zuständig: P01, bis 06.11.2026 vor der Rechnungsprüfung.
• Fassung 2: „Pflasterfläche Abschnitt A fertiggestellt: 24 m² gemäß LN-017.“ Grund der Änderung: Einheit ergänzt. Die erste Fassung bleibt sichtbar.
• Die Bauleitung prüft am 06.11.2026 um 08:30 Uhr und gibt intern frei.
• Annahme im Beispiel: Die Leistung ist vertraglich nachgewiesen und darf berechnet werden. Eine interne Freigabe ersetzt keine nötige Abnahme durch den Kunden.

Zweiter Fehlerfall (nur wenn Zeit bleibt)

P02 hat das Arbeitsende nicht eingetragen. Das bleibt als „offen“ sichtbar, bis die echte Uhrzeit nachgemeldet und geprüft ist. Nicht einfach 15:30 eintragen und „0 Stunden“ nicht als echte Arbeitszeit übernehmen.

Minute 4–6: Rechnung

• Position 1: „Pflasterfläche Betriebshof, Abschnitt A, gemäß Auftrag A-2026-017, ausgeführt am 05.11.2026“ – 24 m² × 85,00 € = 2.040,00 €.
• 2.040,00 € netto + 19 % Umsatzsteuer 387,60 € = 2.427,60 € brutto. Zahlungsziel im Beispiel 20.11.2026. Nichts bezahlen, nichts versenden.
• In echter Software gehören alle Pflichtangaben in die festen Datenfelder. Anschrift, Leistungsdatum und Rechnungsnummer dürfen nicht nur in einem zusätzlichen PDF stehen. Zusätzliche Nachweise über die vorgesehene Anlagen-Funktion mitgeben. [R1, R3]

Minute 6–8: Prüfen und ablegen

• Zuerst technisch prüfen (Prüfprogramm mit passender Formatversion und ihren Regeln). Dann fachlich: Kunde, echte Leistung, Menge, Preis und Steuer.
• Prüfbericht mit Datum und Version des Prüfprogramms aufheben. Fehler stoppen die Freigabe; Warnungen einzeln ansehen.
• Originaldatei und Nachweise nach den festgelegten Regeln ablegen.
• Im Modell heißt der Status nur „Prüfung vorbereitet“. „Technisch geprüft“ darf erst eine echte, geprüfte Datei heißen.
• Zum Schluss gemeinsam festhalten, wie aus „24“ eindeutig „24 m²“ wurde.

Datenfelder für einen späteren Test mit echter E-Rechnung

Diese Liste hilft bei der Vorbereitung. Die Software muss das gewählte Format mit allen Regeln richtig umsetzen. (BT-Nummern sind die Feldnummern der europäischen Norm.)

• Rechnungsnummer: BT-1 = DEMO-2026-001
• Rechnungsdatum: BT-2 = 2026-11-06 · Währung: BT-5 = EUR
• Firma und Kunde: je eigene Datengruppe mit vollständiger Testanschrift
• Kundenreferenz: BT-10 = EINKAUF-017, falls das Format es verlangt. Das ist keine Leitweg-ID.
• Auftragsnummer: BT-13 = A-2026-017 · Leistungsdatum 2026-11-05 im passenden Feld
• Menge: BT-129 = 24 · Einheit: BT-130 = MTK (Code für Quadratmeter)
• Preis je Einheit: BT-146 = 85.00 · Positionsbetrag: BT-131 = 2040.00
• Steuersatz: BT-152 = 19 · Summe netto: BT-109 = 2040.00
• Umsatzsteuer: BT-110 = 387.60 · Brutto: BT-112 = 2427.60 · Zahlbetrag: BT-115 = 2427.60

Vor dem Einsatz: Felder und Codes mit der aktuellen offiziellen Formatbeschreibung der Testsoftware abgleichen. Die Liste ist keine vollständige EN-16931-Beschreibung und keine fertige E-Rechnung.

Generalprobe der Technik

• Getrennte Testumgebung mit gekennzeichneten Demo-Konten, keine echten Empfänger.
• Ausgangsstand speichern und das Zurücksetzen einmal ausprobieren.
• Ein fehlerfreies und ein absichtlich fehlerhaftes Beispiel prüfen lassen.
• Version des Prüfprogramms, Ergebnis und geprüfte Datei zusammen aufheben.
• Einmal ohne Internet arbeiten: Eintrag auf dem Gerät, Warteschlange, spätere Übertragung – ohne doppelte Buchung.
• Beamer oder Bildschirmfreigabe mit gut lesbarer Schrift testen.
• Das PDF-Drehbuch bereithalten; falls die Technik ausfällt, damit weitermachen.

Woran man erkennt, dass die Demo stimmt

Überall steht B-2026-017. Die Zeiten ergeben 16 Stunden. Die Rechnung hat genau eine Position. Die Summe ist 2.427,60 €. Der Fehler verhindert die Freigabe. Korrektur und Zuständigkeit bleiben sichtbar. Nichts wird versendet. Nach spätestens 8 Minuten ist Schluss.

Stand: Die echte Software, ihre Datenübernahme und eine gültige XML-Rechnung sind noch nicht getestet. Vor dem Termin gilt: entweder eine dokumentierte Generalprobe – oder nur das hier gelieferte, klar als Modell bezeichnete Beispiel ohne Internet verwenden.